KSeF

Faktury ustrukturyzowane | Jak działa KSeF? | Od kiedy KSeF?

Skorzystaj z naszych usług, aby zapewnić sobie pełną zgodność z przepisami i maksymalną efektywność w zarządzaniu fakturami elektronicznymi.

Masz pytania? Wypełnij formularz lub zadzwoń już teraz!

KSIĘGOWOŚĆ ONLINE - UZYSKAJ OFERTĘ

Krajowy System e-Faktur, zwany także KSeF, to niezwykle nowoczesne rozwiązanie, które umożliwi Ci wystawianie, jak również udostępnianie tzw. faktur ustrukturyzowanych. Czym są tego rodzaju dokumenty? Przyjmują one format xml, który jest zgodny ze strukturą logiczną powszechnie znanej e-faktury.

W praktyce Krajowy System e-Faktur to platforma, na której każdy przedsiębiorca decydujący się na korzystanie z takiego rozwiązania, bez trudu będzie mógł zarówno otrzymywać, jak i wystawiać faktury w formie elektronicznej. Pomimo tego, że obecnie jest to rozwiązanie fakultatywne,
w najbliższej przyszłości korzystanie z platformy stanie się obowiązkiem dla każdego przedsiębiorcy, który posiada siedzibę swojej firmy na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

Struktura logiczna e-faktury, którą musisz posługiwać się w Krajowym Systemie e-Faktur, jest opublikowana w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych, który jest dostępny na platformie ePUAP.

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) może być wyzwaniem dla wielu przedsiębiorców. Jednak dzięki profesjonalnemu wsparciu biura rachunkowego Świat bez VAT, możesz przejść przez ten proces z łatwością. Jesteśmy liderami w naszym powiecie, posiadamy szeroką i specjalistyczną wiedzę oraz doświadczenie w obszarze KSeF. Skorzystaj z naszych usług, aby zapewnić sobie pełną zgodność z przepisami i maksymalną efektywność w zarządzaniu fakturami elektronicznymi.

Czasami zmiany w przepisach podatkowych mogą wprowadzić zamieszanie i wywołać obawy u przedsiębiorców. Jednak dzięki innowacyjnemu Krajowemu Systemowi e-Faktur (KSeF) istnieje rozwiązanie, które ułatwia wystawianie i udostępnianie faktur elektronicznych. Jeśli chcesz poznać kluczowe informacje na temat KSeF i skorzystać z profesjonalnego wsparcia, biuro rachunkowe Świat bez VAT jest gotowe Ci pomóc.

Faktury ustrukturyzowane – zyskaj pomoc ekspertów
z Świat bez VAT

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to innowacyjne rozwiązanie, które przekształca sposób wystawiania faktur. Dla przedsiębiorców i właścicieli firm to krok w przyszłość.

Co to jest faktura ustrukturyzowana? To faktura elektroniczna, zapisana w formie pliku XML, skonstruowana zgodnie ze ściśle określonymi przepisami.

Od 1 stycznia 2022 roku przedsiębiorcy mogą korzystać z KSeF dobrowolnie. Ale już od 1 lipca 2024 roku obligatoryjne stosowanie KSeF będzie dotyczyło wszystkich czynnych podatników VAT. Pozostali podatnicy (podmiotowo zwolnieni z VAT) będą musieli przejść na faktury ustrukturyzowane za pośrednictwem KSeF od 1 stycznia 2025 roku.

Faktury ustrukturyzowane będą sporym ułatwieniem dla większości przedsiębiorców. Pamiętaj jednak, że mogą być wystawiane tylko za pomocą specjalnie stworzonej platformy elektronicznej, czyli Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).

Jak skorzystać z nowych rozwiązań i przygotować firmę na nowe przepisy? Warto skorzystać z pomocy profesjonalnego biura księgowego WARIDO. Nasza firma pomoże Ci zintegrować się z KSeF, oszczędzając Twój czas i eliminując stres związany z nowymi regulacjami.

KSeF – jak działa? Skorzystaj z księgowości Świat bez VAT

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to nowoczesne rozwiązanie, które ułatwia przedsiębiorcom i właścicielom firm wystawianie faktur w formacie XML. Dzięki zintegrowanemu oprogramowaniu finansowo-księgowemu, możesz szybko i sprawnie generować faktury, a KSeF zadba o ich poprawność.

KSeF nie tylko pozwala na tworzenie faktur, ale także sprawdza, czy są zgodne z właściwym schematem XML. Każda faktura otrzymuje unikalny numer, a wystawca dostaje urzędowe poświadczenie odbioru (UPO).

Odbiorcy faktur również skorzystają z KSeF. Mogą uzyskać dostęp do dokumentów poprzez uwierzytelnienie się w systemie lub podanie określonych danych. To wygodne i efektywne rozwiązanie, które usprawni obieg dokumentów.

Jeśli potrzebujesz wsparcia przy korzystaniu z Krajowego Systemu e-Faktur lub potrzebujesz pomocy w księgowości, skorzystaj ze wsparcia biura rachunkowego WARIDO. Skontaktuj się z nami już dziś, aby uniknąć zbędnych trudności związanych z wystawianiem faktur w nowym systemie.

KSeF – od kiedy będzie obowiązywał? Bądź gotowy z Świat bez VAT

Od 1 stycznia 2022 roku przedsiębiorcy mogą korzystać z KSeF dobrowolnie. Zgodnie z założeniami, konieczność korzystania z ustrukturyzowanych e-faktur wejdzie w życie 1 lipca 2024 roku, jednak nie dla wszystkich przedsiębiorców.

Jeśli zastanawiasz się, kiedy dokładnie wystawianie faktur ustrukturyzowanych stanie się obowiązkowe, to oto kluczowe daty – od 1 lipca 2024 roku KSeF będzie obowiązkowy dla dużych firm. Natomiast od 1 stycznia 2025 roku KSeF stanie się obowiązkowy także dla małych i średnich firm.

Głównym celem faktur ustrukturyzowanych jest uszczelnienie polskiego systemu podatkowego. Dzięki platformie KSeF możliwe będzie wprowadzenie scentralizowanego procesu rejestracji faktur w obrocie gospodarczym poprzez kierowanie ich do jednego, centralnego miejsca. Aby ułatwić przedsiębiorcom przystosowanie się do tych zmian, biuro księgowe Świat bez VAT oferuje wsparcie i ekspertyzę potrzebną do bezproblemowego wdrożenia KSeF.

Sejm uchwalił ustawę o Krajowym Systemie e-Faktur – najważniejsze informacje

Od 1 stycznia 2022 roku każdy przedsiębiorca posiadający własną działalność gospodarczą, mógł skorzystać z Krajowego Systemu e-Faktur. Tymczasem sejm uchwalił ustawę, która zakłada, że korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur od 1 stycznia 2024 roku stanie się obowiązkiem.

Faktura ustrukturyzowana będzie więc jedyną dopuszczalną formą dla udokumentowania czynności, które będą wykonywane przez podatników VAT na terenie Polski. W praktyce obowiązek korzystania z platformy dotknie wszystkie firmy od 1 lipca 2024 roku. Ustawodawca założył, że czas od 1 stycznia 2023 roku, aż do 30 czerwca 2024 roku, będzie traktowany jako tzw. okres przejściowy.

Ustawa została opublikowana 1 grudnia 2022 roku na stronie Ministerstwa Finansów. Wprowadzenie uregulowań prawnych znacznie wcześniej, jak również poprzednie umożliwienie dostępu do platformy, było celowym działaniem, które miało na względzie przygotowanie przedsiębiorców na ustawę.

Eksperci, jak i ustawodawca, zachęcają przedsiębiorców do wcześniejszego przejścia na Krajowy Systemu e-Faktur, dzięki czemu zmiana będzie miała płynnych charakter i nie będzie generowała dezorientacji i chaosu w dotychczasowych strukturach działania Twojej firm.

Istotą niniejszej ustawy stało się wystawianie faktur przez osoby prowadzące własne firmy na podstawie jednego, ujednoliconego wzorca – struktury logicznej XSD. W ustawie możesz także odnaleźć uregulowania dotyczące przechowywania, jak również przetwarzania faktur, które zostały wystawione przez danego przedsiębiorcę w scentralizowanym systemie.

Na podstawie zawartych przepisów możesz odczytać, że w początkowym okresie wystawione w ten sposób faktury traktowane są w obrocie gospodarczym jako dopuszczalna forma udokumentowania wykonania konkretnej transakcji. Jest więc plikiem tak samo ważnym, jak wszystkie inne zapiski finansowe – można go porównać z fakturą papierową, jak również elektryczną. Jeśli przedsiębiorca będzie chciał wystawić fakturę poza KSeF, wówczas taki dokument nie będzie traktowany jako faktura.

Zaznaczyć również należy, że Krajowy System e-Faktur będzie obowiązkowy także w przypadku, gdy będziesz dokonywać transakcji z kontrahentami czy klientami zagranicznymi, bez względu na fakt, czy będą pochodzić z krajów należących do Unii Europejskiej, czy z państw spoza wspólnoty.

Jednym z największych wyzwań wprowadzenia ustawy w życie jest jej integracja z innymi firmowymi systemami czy aplikacjami, na których bazuje ogromna ilość polskich przedsiębiorców. Ustawodawca jasno wskazuje, że wśród dostawców nowoczesnych technologii zakłada się pełne zintegrowanie wszystkich systemów.

Jakie są korzyści z wykorzystywania KSeF?

Krajowy System e-Faktur niesie za sobą ogromną ilość wielu różnorodnych korzyści – i to zarówno dla przedsiębiorców, jak i dla ustawodawcy. Do jednych z najważniejszych z całą pewnością należy możliwość osiągania dodatkowych korzyści podatkowych. Przede wszystkim czas oczekiwania na zwrot z podatku będzie znacznie krótszy. Z 60 dni, które obowiązywały, zwrot pojawi się po upływie zaledwie 40 dni.

Krajowy Systemu e-Faktur sprawdza poprawność faktur, które przesyłasz. Tym samym weryfikacja systemu decyduje, czy dana faktura zostanie dopuszczona do obrotu. Dzięki temu system wyręcza Cię od mozolnego kontrolowania bezbłędności każdego wystawionego dokumentu. Warto też podkreślić, że w obrocie gospodarczym pojawiają się jedynie dokumenty wyselekcjonowane, pozbawione braków i pomyłek, przez co dokonywanie transakcji stanie się o wiele bardziej płynne i efektywniejsze dla każdej ze stron.

Stosując w swojej firmie Krajowy System e-Faktur, przedsiębiorca zwolniony będzie z obowiązku przechowywania wystawionych faktur, jak również ich archiwizacji. Wiąże się to z ogromnym udogodnieniem, w tym z brakiem konieczności posiadania dużych pomieszczeń przeznaczonych do magazynowania dokumentów. Dużym atutem jest także fakt, że Krajowy System e-Faktur umożliwia Ci dostęp do faktur w dowolnym czasie, zarówno dla wystawcy, jak i dla odbiorcy faktury.

Dodatkowo wystawianie faktur stanie się procesem maksymalnie zautomatyzowanym, a w związku z tym cały proces rozliczeniowy będzie o wiele szybszy i sprawny dla każdej ze stron transakcji. Wprowadzanie faktur w systemie jest bardzo proste i intuicyjne. Już po napisaniu kilku pierwszych faktur bez trudu uda Ci się opanować działanie platformy.

System wykazuje także pozytywne funkcjonowanie w zakresie wystawiania faktur korygujących. Działając na platformie, nie masz konieczności uzyskania dokumentacji, która potwierdza uzgodnienie warunków, które zawarte zostały w wystawianej korekcie.

Czy Krajowy System e-Faktur zastąpi OCR?

W dzisiejszych czasach większość przedsiębiorców oraz księgowych wykorzystuje w pracy OCR, czyli systemy, które odczytują dane bezpośrednio z obrazu faktury. Należy jednak pamiętać, że nawet najlepszy OCR może się pomylić, dlatego przy rozliczaniu trzeba dokładnie sprawdzić zaksięgowane wartości, dane kontrahenta, numery faktury oraz daty. Można przypuszczać, że w ten sposób da się proces księgowania znacząco przyspieszyć, ale dalej nie jest rozwiązanie doskonałe.

Warto zaznaczyć, że Krajowy System e-Faktur może przybliżyć Cię do doskonałości. Interesujące jest również to, że KSeF wprowadził tzw. fakturę ustrukturyzowaną, czyli jeden ustandaryzowany format faktury. Z tego wynika, że wszystkie dokumenty wystawione w formacie przygotowanym przez program będą uwzględniały dokładnie te same dane. W ten sposób system informatyczny może odczytać informacje z faktury, a Ty nie musisz martwić się o ryzyko wystąpienia błędów.

W niedalekiej przyszłości można się spodziewać, że Krajowy System e-Faktur całkowicie zastąpi OCR. W końcu przedsiębiorcy będą mogli skupić się na swojej merytorycznej pracy, a nie ciągłym poprawianiu faktur.

Czy wystawianie e-faktur i przesyłanie KSeF jest obowiązkowe?

KSeF to inaczej Krajowy System e-Faktur, czyli platforma służąca do wystawiania i odbierania faktur, która została opracowana przez Ministerstwo Finansów. Na szczególną uwagę zasługuje fakt, że w ustawie VAT w art. 106na – 106nd znajdują się przepisy warunkujące wystawianie e-faktur oraz przesyłanie ich na platformę. Obecnie wystawianie e-faktur i korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur jest dobrowolne.

Nie wszyscy wiedzą, że na 1 lipca 2024 roku został przesunięty termin wejścia w życie obowiązkowego KseF. Warto mieć jednak na uwadze, że nie wszystkich podatników dotyczy ten termin. Od 1 lipca 2024 korzystanie z KSeF ma być obowiązkowe dla czynnych podatników, natomiast dla podatników zwolnionych podmiotowo oraz przedmiotowo z VAT będzie to 1 stycznia 2025 roku.

Krajowy System e-Faktur pozwala przede wszystkim wystawiać, przesyłać i odbierać faktury ustrukturyzowane. Oprócz tego umożliwia także ich przechowywanie i oznaczanie numerem identyfikującym, który jest przydzielony przez system. Jednocześnie system wykorzystany jest do analizy i kontroli informacji z faktur ustrukturyzowanych. Podczas wystawiania e-faktury trzeba pamiętać, że musi być ona zgodna technicznie ze strukturą logiczną, która jest dedykowana fakturze ustrukturyzowanej, bo w przeciwnym wypadku nie zostanie zaakceptowana przez Ministerstwo Finansów.

Krajowy System e-Faktur – kto i kiedy musi z niego korzystać?

To już jest pewne, że dla podatników VAT od 1 lipca 2024 r. obowiązkowe będzie korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur. Należy pamiętać, że za faktury nie będą uznawane dokumenty wystawione niezgodnie z tym obowiązkiem. Szczegółowe informacje na ten temat znajdują się w projekcie ustawy wprowadzającej obowiązek wystawiania faktur w formie ustrukturyzowanej, który został opublikowany 1 grudnia 2022 r. przez Ministerstwo Finansów.

Od 1 lipca 2024 jedną dopuszczalną formą dokumentowania czynności wykonywanych przez podatników VAT będzie faktura ustrukturyzowana. Dotyczy to oczywiście podatników VAT, którzy w Polsce mają siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej. Należy zaznaczyć, że KSeF obejmuje transakcje sprzedażowe B2B krajowe oraz transgraniczne. Wcześniej system obejmował także faktury B2C, ale planuje się ich wykluczenie z KSeF. Warto dodać, że za fakturę nie będą uznawane żadne dokumenty, które zostały wystawione z pominięciem Krajowego Systemu e-Faktur, jeśli z ustawy wynikał taki obowiązek.

Podatnicy zagraniczni, którzy nie mają stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce, będą mieli możliwość wystawiania faktur ustrukturyzowanych, ale nie będzie to ich obowiązek. Trzeba też nadmienić, że podatnicy korzystający z procedury nieunijnej dotyczącej niektórych usług, nie będą mieli możliwości skorzystania z tej formy faktury. Minister Finansów będzie mógł również zwolnić niektórych podatników z obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych, ale w tym celu będzie musiało być wydane rozporządzenie wykonawcze. Przepisy wskazują również pewne rozwiązania w przypadku sytuacji kryzysowych i awarii KSeF. Przede wszystkim stosowny komunikat określający datę początkową i końcową awarii, będzie opublikowany w Biuletynie Informacji Publicznej MF.

Jak przygotować się do wprowadzenia KSeF w firmie?

Do 1 lipca 2024 r. zostało niewiele czasu, dlatego nie ma sensu zwlekać z wdrożeniem i rozpoczęciem testowania Krajowego Systemu e-Faktur. Już teraz możesz zgodnie z obowiązującym stanem prawnym przygotować swój system ERP, a następnie po nowelizacji jedynie go uzupełnić. Dzięki temu będziesz znać już wszystkie zawiłości platformy i nic Cię nie zaskoczy. Istotnym wyzwaniem może być konieczność zintegrowania i dostosowania aktualnych systemów księgowych do wymagań KSeF.

Na wdrożenie trzeba przeznaczyć nie tylko sporo czasu, ale również dodatkowe koszty. Dostępne są jednak aplikacje, które zapewniają integrację z systemem, a cały proces łączenia jest intuicyjny i szybki. W dniu przesłania faktury ustrukturyzowanej do KSeF jest ona uznana za wystawioną. Na sam koniec wypada wspomnieć, że do końca grudnia 2024 r. nie będą obowiązywać kary za nieprawidłowości związane z KSeF.

Czy w związku z wejściem KSeF faktury papierowe znikną z obrotu?

Wiesz już zatem, że począwszy od 1 lipca 2024 roku lub też 1 stycznia roku 2025, korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur stanie się obowiązkowe. Zapewne zastanawiasz się zatem, co po tym terminie stanie się z klasycznymi, papierowymi fakturami: czy przestaną one obowiązywać, czy też będzie można nadal je wystawiać, jeśli fakt ten odnotujesz w systemie?

Jednym z podstawowych celów, jakie niesie ze sobą wprowadzenie Krajowego Systemu e-faktur, jest możliwie jak największe informatyzacja i cyfryzacja procesu wystawiania faktur. Oznacza to, że nastąpić ma odejście od tradycyjnych, papierowych faktur. Kiedy dokładnie to się stanie? Jak się okazuje, papierowe faktury przestaną mieć znaczenie dokładnie w tym samym czasie, gdy wprowadzony zostanie Krajowy System e-faktur. Ma on w domyśle całkowicie zastąpić tradycyjnie pojmowane faktury. Oznacza to, że od 1 stycznia 2025 roku faktur wystawianie faktur w formie papierowej nie będzie miało sensu, ponieważ nie będą one brane pod uwagę.

Jest to niewątpliwie ważna zmiana, o której muszą pamiętać wszyscy przedsiębiorcy. Jeśli dotychczas w Twojej firmie wystawiano faktury wyłącznie lub przede wszystkim w formie papierowej, musisz zacząć przygotowywać się na to, że już niedługo dostępne one będą tylko w formie elektronicznej. Aby możliwie jak najbardziej uprościć sobie ten proces, możesz już teraz korzystać z Krajowego Systemu e-faktur. Oszczędzi Ci to kłopotów związanych z opanowaniem nowego systemu, gdy zmiany te wejdą w życie.

Kto będzie musiał korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur?

W domyśle Krajowy System e-Faktur ma całkowicie zastąpić tradycyjne faktury wystawiane w formie papierowej. Oznacza to, że prędzej czy później do używania platformy zobowiązani będą wszyscy przedsiębiorcy. Moment, w którym KSeF stanie się dla Ciebie obowiązkowy, może jednak się różnić w zależności od tego, z jakiej formy opodatkowania korzystasz. Pozostaje więc odpowiedzieć na jeszcze jedno ważne pytanie – dla jakich konkretnie transakcji zachodzić będzie konieczność skorzystania z Krajowego Systemu e-Faktur?

Otóż system ten stanie się obowiązkowy dla wszelkich relacji Business-to-Business (B2B). Wyłączone będą tylko operacje B2C, czyli Business-to-Client. Warto podkreślić, że w myśl nowych przepisów dokumentów wystawionych po dniu 1 lipca 2024 i 1 stycznia 2025 z pominięciem Krajowego Systemu e-Faktur nie będzie już uznawać się za wiążącą fakturę.

Musisz jednak wiedzieć, że przepisy dopuszczają sytuację, w których skorzystanie z takiego systemu nie będzie możliwe – na przykład w wyniku poważnej awarii lub też ataku hakerskiego. Co należy zrobić w takiej sytuacji? W przypadku awarii KSeF faktury powinny zostać wystawione według ogólnie obowiązującego schematu XSD, a następnie przekazane nabywcy z pominięciem Krajowego Systemu e-Faktur. W ciągu siedmiu dni od daty końca awarii wystawiający fakturę będzie jednak zobowiązany do przesłania jej do KSeF w celu nadania jej odpowiedniego numeru identyfikującego.

Natomiast w przypadku nagłej, niespodziewanej sytuacji kryzysowej innego rodzaju lub awarii infrastruktury, podatnik będzie mógł wystawić fakturę we wcześniej obowiązującym formacie, a nie w formie ustrukturyzowanej. Takiej faktury nie będzie on musiał przesyłać następnie do KSeF.

Jakie najistotniejsze zmiany wprowadzi KSeF?

Krajowy System e-Faktur przyniesie od 1 lipca 2024 roku spore zmiany dla wszystkich przedsiębiorców, którzy prowadzą firmę z siedzibą na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Przede wszystkim, by wystawić fakturę, zarówno dla kontrahentów krajowych, jak również zagranicznych, będziesz musiał obowiązkowo posługiwać się nową platformą elektroniczną, na której generowane będą tzw. faktury ustrukturyzowane. W praktyce oznacza to, że będą to generowane dokumenty w formacie xml, które są zgodne ze strukturą logiczną e-faktury FA. Co więcej, od 1 lipca 2024 roku będzie to jedyna dopuszczalna w obrocie gospodarczym forma wystawiania faktur, która wyprze z rynku formę papierową czy elektroniczną tego typu dokumentów, które stanowią podstawę dla Twojej firmy.

Ustawa dotycząca Krajowego Systemu e-Faktur ogłoszona została z dniem 1 grudnia 2022 roku. Jednak ustawodawca wprowadził tzw. okres przejściowy, od 1 stycznia 2023, aż do 30 czerwca 2024, by przejście na działalność z platformą mogła odbyć się płynnie, bez zbędnych przestojów związanych z zaistnieniem znaczących zmian w codziennym funkcjonowaniu Twojej firmy.

Dostawcy najnowocześniejszych technologii podają, że platforma czy aplikacja obsługująca Krajowy System e-Faktur, będzie całkowicie kompatybilna z dotychczasowymi programami czy systemami, z których korzystają polscy przedsiębiorcy, przez co zmiana w obowiązku wystawiania i udokumentowania nie wywoła konieczności wprowadzania dalszych modyfikacji do sprawnego funkcjonowania całego przedsiębiorstwa.

Dlaczego warto przystąpić do KSeF?

Krajowy System e-Faktur to platforma, na której wystawianie faktur czy ich udostępnianie jest niezwykle intuicyjne i proste. Już kilkukrotnie wykorzystanie systemu pozwala na jego doskonałą znajomość. Wzór e-faktury dostępny jest w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE), który to znajduje się na platformie ePUAP. W związku z tym wystawianie faktur jest o wiele prostsze, jak również szybkie, co pozwala na wygenerowanie sporej oszczędności czasu.

Nie sposób również nie wspomnieć, że system dokonuje automatycznej weryfikacji. W praktyce oznacza to, że Twoja faktura przed wystawieniem i dopuszczeniem do obrotu gospodarczego będzie sprawdzona, przez co niweluje to występowanie rażących błędów.

Dodatkową zaletą jest kwestia wystawiania korekt do faktur. W przeciwieństwie do wersji papierowej czy elektrycznej, by wystawić korektę do faktury, nie musisz oczekiwać na potwierdzenie dokonanych zmian.

Korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur przynosi ogromną zaletę, jaką jest brak obowiązku archiwizowania i przechowywania wystawionych faktur. To ogromne ułatwienie dla każdego przedsiębiorcy, które również wiąże się z wygenerowaniem kosztów związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej. W praktyce oznacza to, że nie musisz przeznaczać dodatkowej powierzchni na magazynowanie i tworzenie archiwum. Masz dostęp do wystawionych i udostępnionych przez siebie faktur w każdym czasie, co bez trudu pozwoli na kontrolę czy weryfikację zawartych w nich danych.

Do zalet korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, należy zaliczyć również brak obowiązku przekazywania plików JPK_FA na żądanie urzędu, jak również o wiele krótszy czas na zwrot z podatku – do 40 dni.

Czy korzystanie z KSeF będzie bezpieczne?

Wystawiane faktury to z całą pewnością podstawa dokonywanych przez Ciebie transakcji. W związku z tym z całą pewnością zadajesz sobie pytanie, czy Krajowy System e-Faktur jest bezpieczny. Odpowiedź jest jednoznaczna i nie budzi wątpliwości – tak. Jest to platforma wygenerowana przez Ministerstwo Finansów, a więc organ, który stoi na straży bezpiecznego obrotu gospodarczego naszego kraju. Samo Ministerstwo Finansów zapewnia, że KSeF jest na bieżąco monitorowane. Na dodatkową uwagę zasługuje fakt, że Ministerstwo Finansów w celu zapewnienia bezpieczeństwa udostępnionym danym, dokonuje ich szyfrowania. Kontroli podlega również sposób komunikacji podatników działający w systemie.

Jednolity format faktury dla wszystkich przedsiębiorców, bez względu na rodzaj prowadzonej działalności gospodarczej, synchronizuje cały system, a weryfikacja, którą wykonuje system przed dopuszczeniem faktury do obrotu, znacznie ogranicza występowanie nieuczciwych zachowań jednej ze stron transakcji. Nic więc dziwnego, że w gronie ekspertów obowiązkowy od 1 lipca 2024 dla wszystkich Krajowy System e-Faktur uważany jest za całkowicie bezpieczną formę fakturowania.

Jak zarządzać bezpieczeństwem danych przy wdrożeniu KSeF?

By przejście na Krajowy System e-Faktur był płynny, sprawny, a co najważniejsze – bezpieczny dla danych osobowych wdrażanych do platformy, warto wykorzystać jedynie nowoczesne rozwiązania technologiczne, które znacznie ułatwią cały proces, jak również będą gwarantem skuteczności swojego działania.

Doskonałym przykładem dla Ciebie podczas ochrony dany przy wdrażaniu do KSeF, może być IBM Cloud Pak for Integration. To jeden z najnowocześniejszych na świecie zestawów narzędzi, dzięki którym możesz cieszyć się doskonałym bezpieczeństwem danych osobowych. Tajemnica skuteczności działania tkwi w tzw. konektorach, a więc złączach, które stanowią elementy użytkowe. Zaznaczyć należy, że z całą pewnością nie ominiesz wdrożenia danych do KSeF. To podstawowe działanie, które umożliwia wystawianie oraz udostępnianie faktur. Na swojej platformie musisz dokładnie stworzyć bazę danych dla systemu księgowego.

Profesjonalna integracja i obsługa w Świat bez VAT a Krajowy System e-Faktur

Jako specjaliści w swojej dziedzinie z dumą informujemy, że jako pierwsi z sukcesem przeszliśmy przez proces wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur, stając się ekspertami w obszarze jego integracji i obsługi.

Nasza firma posiada nie tylko wiedzę, ale także bogate doświadczenie w obszarze Krajowego Systemu e-Faktur. Dzięki naszej ekspertyzie nasi klienci skutecznie zintegrowali się z tym nowoczesnym systemem, osiągając pełną zgodność z obowiązującymi przepisami. Nasze biuro z dumą może pochwalić się zespołem pracowników, którzy regularnie otrzymują telefony od urzędów w sprawie prośby o udzielenie pomocy. Działamy jako wsparcie dla naszych klientów, zapewniając im pełne zrozumienie i profesjonalne doradztwo.

Niedługo Krajowy System e-Faktur stanie się obowiązkowy dla wszystkich firm, dlatego teraz jest idealny czas, aby wykorzystać nasze usługi. Wielu biurom rachunkowym może sprawić trudności wdrożenie i obsługa tego systemu, ale my jesteśmy gotowi, aby udowodnić, że znamy się na tym doskonale. Jako biuro działające w 100% online, zautomatyzowane i nowoczesne, oferujemy naszym Klientom najwyższy poziom efektywności i wygody.

Nie trać czasu na niepewne rozwiązania, postaw na lidera w dziedzinie Krajowego Systemu e-Faktur. Nasze doświadczenie, wiedza i profesjonalizm sprawią, że przekonasz się, że WARIDO to biuro rachunkowe, na które możesz polegać. Masz pytania? Wypełnij formularz lub zadzwoń już teraz!

Krajowy system e-faktur – podsumowanie

Już od kilku lat trwają pracę nad wdrożeniem nowego, obowiązkowego rozwiązania w zakresie fakturowania. Mowa o Krajowym Systemie e-faktur, czyli usłudze, która po wdrożeniu ma zrewolucjonizować sposób, w jaki obecnie wystawia się wszelkie faktury. Narzędzie to możesz już teraz przetestować – Krajowy System e-Faktur jest aktualnie dostępny jako rozwiązanie dobrowolne. Nie zmienia to jednak faktu, że już wkrótce system ten stanie się narzędziem obowiązkowym.

Zgodnie z obecnymi prognozami wyróżnić można dwie daty wdrożenia KSeF. Już od dnia 1 lipca 2024 roku KSeF stanie się systemem obowiązkowym dla tych podatników, którzy są czynnymi płatnikami VAT. Nieco później, bo 1 stycznia 2025 roku wejdą zmiany, które uczynią korzystanie z tego narzędzia obowiązkowym także dla przedsiębiorców zwolnionych przedmiotowo lub podmiotowo z podatku VAT.

Czasu jest coraz mniej – tym bardziej warto podkreślić, że już teraz możesz go wypróbować – od 1 stycznia 2022 roku chętni przedsiębiorcy mają możliwość wystawiania i przesyłania faktur właśnie za pomocą tego systemu. Musisz przy tym wiedzieć, że faktury wystawiane przy wykorzystaniu KSeF są fakturami ustrukturyzowanymi, które nieco różnią się od tradycyjnie pojmowanych faktur elektronicznych. Faktura taka musi być zapisana w formacie .xml, a także zgodna ze strukturą przedstawioną w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych.

Z pewnością już teraz warto zapoznać się z możliwościami, jakie daje Krajowy System e-Faktur. Pamiętaj, że wkrótce będzie to rozwiązanie obowiązkowe i nie będzie istniała dla niego żadna alternatywa – im szybciej zapoznasz się z systemem, tym łatwiej opanujesz jego tajniki, a przejście na nową platformę nie będzie wyzwaniem dla Twojej firmy.

Podkreślić należy, że nawet po wprowadzeniu obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur, nadal będzie pewna dowolność, jeśli chodzi o możliwość skorzystania z narzędzi elektronicznych. O ile bowiem podstawowy program do przyjmowania, przesyłania i odbierania dokumentów udostępni bezpłatnie Ministerstwo Finansów, o tyle KSeF dostępny będzie także w ramach komercyjnych systemów.