Przegląd ksiąg rachunkowych to proces, w którym księgowy lub biegły rewident dokonują oceny poprawności i rzetelności ksiąg rachunkowych danego przedsiębiorstwa. Celem analizy jest weryfikacja, że księgi rachunkowe są prowadzone zgodnie z obowiązującymi przepisami prawnymi i standardami rachunkowości.

Takie procedury mogą być wymagane przez przepisy prawne lub przez właścicieli albo udziałowców firmy. Warto też dodać, że kontrola ksiąg rachunkowych firmy może być przeprowadzana jako dodatkowa forma analizy wewnętrznej w celu zapewnienia sprawnego funkcjonowania firmy.  

Przeprowadzenie przeglądu ksiąg rachunkowych wymaga dokładności i rzetelności oraz znajomości obowiązujących przepisów i standardów. W niniejszym artykule przedstawiamy nieco bliżej proces przeglądu ksiąg rachunkowych i jego znaczenie dla każdej firmy działającej w Polsce.  

Zakres analizy w procesie kontroli ksiąg rachunkowych firmy uzależniony jest od potrzeb przedsiębiorstwa, planu działania ustalonego przez biegłego rewidenta oraz aktualnych przepisów w kraju. Ogólnie rzecz biorąc, kontrola ksiąg rachunkowych może obejmować następujące obszary: 

  1. Poprawność klasyfikacji finansowej transakcji i wydatków oraz zgodność z obowiązującymi przepisami i standardami rachunkowości obowiązującymi w kraju. 
  2. Rzetelność i wiarygodność danych zawartych w księgach rachunkowych, w tym analiza tego, czy wszystkie transakcje zostały odpowiednio udokumentowane i zarejestrowane. 
  3. Prawidłowość obliczeń i kalkulacji, w szczególności dotyczących zysków i strat oraz majątku trwałego. To bardzo ważne, jeśli chodzi o ocenę sytuacji finansowej przedsiębiorstwa.  
  4. Stan kont bankowych oraz innych źródeł finansowania, które są dostępne do użytku przedsiębiorstwa. 
  5. Poziom zabezpieczenia i archiwizacji dokumentów finansowych – firma powinna posiadać kopie zapasowe dokumentacji, a także odpowiednio je archiwizować tak, aby nie uległy zniszczeniu i były dostępne do wglądu podczas ewentualnej kontroli. 
  6. Sposób działania systemu księgowego w przedsiębiorstwie – wbrew pozorom to bardzo ważny aspekt, który wpływa na poprawność rozliczeń księgowych w przedsiębiorstwie. Im sprawniejszy system, tym mniejsze prawdopodobieństwo, że podczas kontroli ksiąg rachunkowych zostaną wykryte nieprawidłowości. 

Na ogół zakres prac przy przeglądzie ksiąg rachunkowych obejmuje także sprawdzenie zgodności polityki rachunkowości firmy w odniesieniu do aktualnych przepisów oraz prowadzenia dokumentacji zgodnie z ustawą o rachunkowości. Analitycy zajmują się też weryfikacją rozrachunków i odpisów amortyzacyjnych, rejestrów VAT/PIT/ZUS oraz rozliczeniami międzynarodowymi.

Można powiedzieć, że proces przeglądu ksiąg rachunkowych ma na celu optymalizację procedury naprawczej oraz ustalenie odpowiednich metod działania. Proces kontroli ksiąg rachunkowych firmy zawsze kończy się sporządzeniem raportu. 

Kto zajmuje się przeglądem ksiąg rachunkowych
w przedsiębiorstwach?

Przegląd ksiąg rachunkowych w przedsiębiorstwach może być przeprowadzany przez różne osoby lub instytucje w zależności od sytuacji i potrzeb. Do najczęściej wymienianych podmiotów, które mogą przeprowadzać przegląd ksiąg rachunkowych, należą: 

  1. Księgowi lub specjaliści ds. rachunkowości zatrudnieni w danej firmie, np. firma zewnętrzna. 
  2. Biegli rewidenci, czyli osoby posiadające specjalistyczne wykształcenie i uprawnienia do przeprowadzania przeglądów ksiąg rachunkowych oraz wydawania opinii na ich temat. 
  3. Instytucje zewnętrzne, takie jak firmy audytorskie, które świadczą usługi z zakresu przeglądów i audytów ksiąg rachunkowych dla różnych przedsiębiorstw. 
  4. Inspektorzy skarbowi lub inne upoważnione przez państwo organy, które mogą przeprowadzać kontrole ksiąg rachunkowych w celu sprawdzenia zgodności z przepisami podatkowymi. 

Warto zauważyć, że przeprowadzenie przeglądu ksiąg rachunkowych może być wymagane przez przepisy prawne, właścicieli lub udziałowców firmy. Kontrola może być przeprowadzona też jako dodatkowa forma analizy wewnętrznej przedsiębiorstwa w celu zapewnienia sprawnego funkcjonowania komórki w odniesieniu do przepisów rachunkowych. 

kontrola

Raport z kontroli ksiąg rachunkowych firmy – co zawiera i jak jest sporządzany?

Raport z kontroli ksiąg rachunkowych firmy to dokument, który zawiera wyniki przeprowadzonej kontroli oraz ewentualne zalecenia lub rekomendacje, dotyczące poprawy systemu rachunkowości przedsiębiorstwa. Dokument ten jest sporządzany przez osoby lub instytucje przeprowadzające kontrolę, takie jak księgowi lub biegli rewidenci. 

Aby przygotować raport z kontroli ksiąg rachunkowych firmy, należy przeanalizować dostępne dokumenty finansowe i rachunkowe oraz przeprowadzić odpowiednie testy i sprawdzenia. Może to obejmować m.in. porównanie stanu kont z danymi zewnętrznymi, takimi jak faktury oraz sprawdzenie poprawności obliczeń i klasyfikacji finansowej. Po zebraniu wszystkich niezbędnych informacji, finalny raport powinien zawierać: 

  • Podsumowanie wyników kontroli i ewentualne uwagi oraz zalecenia dotyczące poprawy systemu rachunkowego w firmie oraz wyeliminowania wszystkich wykrytych nieprawidłowości. 
  • Opis przebiegu kontroli i metodologii zastosowanej podczas kontroli księgowej. 
  • Informacje o osobach lub instytucjach przeprowadzającej kontrolę, w tym ich kwalifikacje i uprawnienia do wydawania opinii na temat wyników kontroli ksiąg rachunkowych. 

Przegląd ksiąg rachunkowych a kara za nieprawidłowości

Ustawa o rachunkowości mówi wprost, że za nieprawidłowości wynikające z prowadzenia ksiąg rachunkowych w firmie obowiązuje kara pozbawienia wolności do lat 2, grzywna lub nawet obydwie kary łącznie. Odpowiedzialność za realizowanie obowiązków wynikających z zakresu rachunkowości w firmie ponosi kierownik danej jednostki lub osoba, której zostały powierzone obowiązki księgowe.

Warto też wiedzieć, że według KKS prowadzenie ksiąg w firmie zagrożone jest karą grzywny ustaloną w odniesieniu do stawek dziennych. 

 Za wszelkie nieprawidłowości może też odpowiadać właściciel przedsiębiorstwa lub osoba wyznaczona do odpowiedzialności za kwestie księgowe na piśmie. Warto też dodać, że zewnętrzne biuro rachunkowe prowadzące dokumentację księgową firmy również odpowiada za wszelkie nieprawidłowości. Warto jednak wybierać do współpracy takie firmy, które mają wykupione ubezpieczenie OC.

W ramach polisy wszelkie nieprawidłowości są zabezpieczone finansowo, a więc przedsiębiorca korzystający z obsługi księgowej z zewnątrz nie musi zbyt mocno martwić się o ewentualne grzywny w razie wykrycia nieprawidłowości.