Na koniec grudnia każdego roku podatkowego, podatnicy prowadzący księgę przychodów i rozchodów zobowiązani są sporządzić remanent – nazywany inaczej spisem z natury czy też inwentaryzacją. Sporządzony
remanent przyczynia się do ustalenia kwoty faktycznego dochodu w zeznaniu rocznym.
Co obejmuje remament?
Zakres, który powinna obejmować inwentaryzacja, określa § 24 ust. 1 rozporządzenia w sprawie prowadzenia KPiR i są to:
• towary handlowe,
• materiały (surowce) podstawowe i pomocnicze,
• półwyroby,
• produkcję w toku,
• wyroby gotowe,
• braki i odpady
Towarami handlowymi są wyroby przeznaczone do sprzedaży w stanie nieprzerobionym; towarami handlowymi są również produkty uboczne uzyskiwane przy prowadzeniu działów specjalnych produkcji rolnej.
Materiałami (surowcami) podstawowymi są materiały, które w procesie produkcji lub przy świadczeniu usług stają się główną substancją gotowego wyrobu; do materiałów podstawowych zalicza się również materiały stanowiące część składową (montażową) wyrobu lub ściśle z wyrobem złączone (np. opakowania – puszki, butelki) oraz opakowania wysyłkowe wielokrotnego użytku (np. transportery, palety), jeżeli opakowania te nie są środkami trwałymi.
Odpadami są materiały, które na skutek procesów technologicznych lub na skutek zniszczenia albo uszkodzenia utraciły całkowicie swą pierwotną wartość użytkową.
Remanent powinien zawierać również te składniki majątku, które w dniu sporządzania spisu fizycznie znajdują się poza przedsiębiorstwem, ale stanowią własność podatnika, a także towary obce znajdujące się w tym dniu w przedsiębiorstwie (z tym że nie podlegają one wycenie, podaje się jedynie ich ilość oraz wskazuje właściciela).
ważne
Sporządzenie remanentu dotyczy podatników rozliczających się na zasadach ogólnych i podatkiem liniowym, natomiast podatnicy rozliczający się na ryczałcie od 2019 roku nie mają obowiązku sporządzania remanentu.
Remanent – wycena
Sporządzony remanent podlega wycenie po to, aby możliwe było jego zaksięgowanie w KPiR, gdyż brany jest pod uwagę przy ustalaniu faktycznego dochodu po zakończonym roku podatkowym. Jeśli wartość sporządzonego spisu z natury na koniec roku przewyższa remanent początkowy za ten rok wówczas różnica wynikająca z remanentów powiększa dochód podlegający opodatkowaniu. Jeśli natomiast wartość remanentu
końcowego jest niższa niż początkowego, różnica będzie pomniejszać ostateczny dochód. Wycena powinna odbyć się najpóźniej w ciągu 14 dni od dnia zakończenia sporządzania spisu z natury.
Materiały oraz towary handlowe objęte spisem wycenia się według cen zakupu lub nabycia. W wyjątkowych przypadkach wyceny można dokonać na podstawie cen rynkowych z dnia sporządzenia spisu, jeśli są one niższe od cen nabycia lub zakupu (np. w wyniku uszkodzenia).
Półwyroby, wyroby gotowe i braki własnej produkcji wycenia się według kosztów ich wytworzenia.
Odpady użytkowe, które utraciły swoją pierwotną wartość w toku produkcji, wycenia się według wartości oszacowanej z uwzględnieniem ich przydatność do dalszego użytkowania.
Cena zakupu – to cena jaką nabywca płaci za zakupione składniki majątku, zmniejszona o podatek od towarów i usług, podlegający odliczeniu zgodnie z odrębnymi przepisami, a przy imporcie powiększona o należne cło, podatek akcyzowy i opłaty celne dodatkowe, obniżona o rabaty, opusty, inne podobne obniżenia, w przypadku zaś otrzymania składnika majątku w drodze darowizny lub spadku – wartość odpowiadająca cenie zakupu takiego samego lub podobnego składnika.
Koszt wytworzenia – to wszelkie koszty związane bezpośrednio i pośrednio z przerobem materiałów z wyłączeniem kosztów sprzedaży wyrobów gotowych i usług.
Wartość rocznego końcowego spisu z natury należy ująć w KPiR pod datą 31 grudnia. Sporządzona inwentaryzacja stanowi zarazem remanent początkowy na pierwszy dzień kolejnego roku podatkowego i również podlega wpisowi do KPiR (pierwszy wpis otwierający KPiR na nowy rok).
Remanent zerowy
Remanent jest konieczny do prawidłowego obliczenia wartości dochodu, wprost narzucone jest to przez przepisy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Co niezwykle ważne – nawet jeżeli podatnik nie posiada żadnych towarów handlowych, materiałów czy innych artykułów podlegających spisowi, powinien sporządzić remanent zerowy. Stanowi on bowiem oświadczenie przedsiębiorcy, że na dzień 31 grudnia w firmie nie znajdują się żadne artykuły objęte obowiązkiem inwentaryzacji, tym samym podlega księgowaniu do KPiR z wartością równą 0.
ważne
Obowiązek sporządzenia spisu z natury na dzień 1 stycznia roku podatkowego nie dotyczy podatników, którzy sporządzili spis z natury na koniec poprzedniego roku podatkowego. W tym przypadku zamiast spisu z natury na dzień 1 stycznia roku podatkowego do księgi wpisuje się spis z natury sporządzony na dzień 31 grudnia roku poprzedniego.
Jakie elementy powinien posiadać remanent?
Sam spis powinien zostać sporządzony w sposób rzetelny, zgodny z rzeczywistym stanem, staranny i trwały. Informacje, jakie powinien zawierać spis z natury, to:
• imię i nazwisko właściciela zakładu (nazwę frmy),
• datę sporządzenia spisu,
• numer kolejny pozycji arkusza spisu z natury,
• szczegółowe określenie towaru i innych składników wymienionych
w § 25 (m.in. towarów handlowych i materiałów),
• jednostkę miary,
• ilość stwierdzoną w czasie spisu,
• cenę w złotych i groszach za jednostkę miary,
• wartość wynikającą z przemnożenia ilości towaru przez jego cenę
jednostkową,
• łączną wartość spisu z natury,
• klauzulę „Spis zakończono na pozycji…”,
• podpisy osób sporządzających spis oraz podpis właściciela zakładu
(wspólników).
Wzór remanentu można pobrać w linku poniżej:
Nadwyżki i niedobory inwentaryzacyjne w KPIR
Przedsiębiorcy prowadzący działalność w oparciu o podatkową księgę przychodów i rozchodów na koniec roku podatkowego są zobowiązani sporządzić spis z natury. Jeżeli w trakcie tworzenia remanentu okaże się,
że wystąpiły nadwyżki lub niedobory w towarach, konieczne jest zaktualizowanie prowadzonej ewidencji. Mimo iż zjawisko to jest powszechne, wielokrotnie przysparza przedsiębiorcom problemów w zakresie poprawnego wykazania różnic w KPiR.
Nie wszystkie niedobory mogą stanowić koszt
W sytuacji, gdy po sporządzeniu spisu z natury przedsiębiorca stwierdzi niezgodność ewidencji magazynowej ze stanem rzeczywistym (a więc wykazanym w remanencie), jest zobowiązany doprowadzić stan ewidencyjny do faktycznego. Różnice inwentaryzacyjne mogą wystąpić w postaci:
• niedoboru towaru – stan faktyczny jest niższy od ewidencyjnego,
• nadwyżki towaru – stan faktyczny jest wyższy od ewidencyjnego.
Jeżeli wystąpiła któraś z ww. sytuacji, w pierwszym kroku należy sprawdzić, czy nie są one konsekwencją błędnego ewidencjonowania przychodów i rozchodów towarów w ewidencji magazynowej w przeszłości.
Niedobory towarów wymagają przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego oraz odpowiedniego udokumentowania stwierdzonych różnic. W tym celu sporządza się protokoły opisujące niezgodności oraz ich przyczyny. Należy do nich dołączyć pisemne wyjaśnienie osób materialnie odpowiedzialnych. Jest to ważna procedura, ponieważ w sytuacji, gdy przyczyną powstania niedoborów były niestaranność bądź zamierzone działanie podatnika, wówczas nie mogą one stanowić kosztu uzyskania przychodu.
